«Time to»-KPI’s und was diese wirklich verraten

1. Was sind «Time to»-Kennzahlen

Time to Kennzahlen messen die Geschwindigkeit des Rekrutierungsprozesses und sollen dabei helfen, zeitliche Engpässe zu identifizieren, Verzögerungen festzustellen und den Prozess zu optimieren. Die verschiedenen KPI’s beziehen sich auf unterschiedliche Phasen im Einstellungsprozess. In der Anwendung und Analyse der Kennzahlen ist allerdings Vorsicht geboten: 

Beispielsweise werden die zwei häufigsten Kennzahlen «Time to Fill» und «Time to Hire»* im Markt fälschlicherweise oft synonym verwendet, obwohl sie verschiedene Referenzperioden desselben Prozesses beschreiben. Ausserdem definieren verschiedene Quellen dieselben Begriffe unterschiedlich, was Benchmarkvergleiche ohne Kenntnis der jeweiligen Methodik wertlos macht. 

Üblicherweise gilt: Time to Hire ist ein Bestandteil von Time to Fill, wobei Letzteres den gesamten Einstellungszyklus misst, von der internen Genehmigung der Stellenbesetzung bis zum ersten Arbeitstag. Time to Hire beschreibt lediglich den talentorientierten Teil dieses Prozesses, von der Stellenausschreibung bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrages. Ferner gibt es zahlreiche weitere hilfreiche Time to KPI’s, wie beispielsweise die «Time to First Application», die Zeitspanne, die ein potenzielles Talent benötigt, um sich auf eine offene Stelle zu bewerben, oder die «Time to First Interview», die Zeitspanne zwischen dem Eingang einer Bewerbung und dem ersten tatsächlichen Kennenlernen zwischen dem Talent und dem Unternehmen. 

Diese vier zuvor erwähnten Kennzahlen werden in dieser Darstellung visualisiert: 

*Es gibt unterschiedliche Definitionen für die Bemessungsgrundlage von «Time to Hire». Ebenfalls häufig anzutreffen ist die Verwendung für den Zeitraum zwischen der eingegangenen Bewerbung bis zur Vertragsunterzeichnung. 

2. Benchmarks aus der DACH-Region

Der XING Bewerbungsreport 2025* liefert differenzierte Benchmarks für den deutschsprachigen Raum, aufgeschlüsselt nach Branchen und Job-Profilen.¹ 

Mit 73.5 Tagen «Time to hire» für «Finanzen, Buchhaltung & Controlling» liegt dieses Segment leicht über dem DACH-Durchschnitt von 70.1 Tagen. Auch spielt die Seniorität im Einstellungsprozess eine wichtige Rolle, wobei mit zunehmender Stufe mehr Zeit für die Talentakquise eingeplant werden muss. Der spezifische Blick auf die Branchenebene zeigt, dass Bank- und Finanzdienstleistungen mit 67.2 Tagen eine schnellere Besetzung erzielt als der durchschnittliche Markt im Hinblick auf Finanz-, Buchhaltungs- und Controlling-Profile. 

* Hinweis zur Methodik: Der XING Bewerbungsreport 2025 basiert auf 2,5 Millionen Bewerbungen in der DACH-Region (ca. zwei Drittel Deutschland) von Mai 2023 bis April 2025 und stellt damit eine relevante verfügbare Primärquelle für den deutschsprachigen Markt dar.¹ 

3. Wo die Zeit wirklich verloren geht

Der XING Bewerbungsreport 2025 schlüsselt den Einstellungsprozess in vier messbare Phasen auf:¹ 

Phase 1: Stelleninserat bis erste Bewerbung (DACH Ø 3.2 Tage).

Dieser Wert variiert stark nach Branche und Berufsfeld. Für das Segment «Finanzen, Buchhaltung & Controlling» beträgt dieser Ø 3.3 Tage und liegt damit nahe am Durchschnitt.  

Phase 2: Erste Bewerbung bis erstes Interview (DACH Ø 17.6 Tage).

In dieser Phase liegt der grösste kontrollierbare Hebel. Gemäss Greenhouse Hiring Benchmark Report 2024 beurteilen 67 % aller Recruiter:innen Verzögerungen beim Interviewfeedback durch die Fachabteilung als den grössten zeitlichen Engpass.² Die Zeitspanne zwischen abgeschlossenem Screening durch die Recruiter:innen und erstem Interview beträgt im Durchschnitt 7 bis 14 Tage.  

Phase 3: Erstes Interview bis Einstellungsentscheid (DACH Ø 49.3 Tage).

Dies ist die längste Phase und die mit dem grössten Einfluss auf das Erlebnis der Kandidaten. Laut Pinpoint HQ verbessert eine Verkürzung dieser Phase um 5 Tage den Candidate NPS um bis zu 20 Prozent.³

Phase 4: Einstellungsentscheid bis zum ersten Arbeitstag (30-90 Tage).

Diese Phase wird insbesondere von der Kündigungsfrist geprägt welche in der Schweiz üblicherweise zwischen 30 bis 90 Tagen bemisst. 

Die Darstellung zeigt die vier Phasen in Verbindung mit den «Time to»-KPI gemäss dem Xing Bewerbungsreport 2025 im DACH Durchschnitt.¹

4. Die «60 Tage»-Lücke

Unabhängig der Branche liegt die Krux in der Diskrepanz zwischen der Dauer des Einstellungsprozesses und der Verfügbarkeit von begehrten Talenten begraben. Statistiken zufolge sind Top-Kandidat:innen bereits nach rund 10 Tagen vom Markt⁴, wohingegen ein Standardprozess durchschnittlich 70 Tagen beansprucht. Es entsteht die sogenannte «60 Tage»-Lücke.  

Mit anderen Worten: Während ein Unternehmen mit einem Standardprozess erst zu einem ersten Gespräch einlädt, haben die stärksten Kandidat:innen bereits andernorts einen Arbeitsvertrag unterzeichnet. Der Prozess beginnt folglich viel zu spät, um mit dem attraktiven Kandidatenmarkt mithalten zu können. Die besten Talente sind bereits vergeben.  

Mit talentgate kann dieser unbefriedigenden Situation entgegengewirkt werden. Weitere Ausführungen dazu sind in Kapitel 6 zu finden. 

5. Die Optimierungsfalle

Die «Time-to»-KPI’s sowie die «60 Tage»-Lücke bauen im Recruiting einen erheblichen Zeitdruck auf, um die Prozesse zu beschleunigen und Abschlüsse schneller zu erzielen. Geschwindigkeit wird zum primären Optimierungsziel. Unweit diverser Vorteile hat dieser Zeitdruck aber auch eine gefährliche Kehrseite: Er ist der grösste Feind nachhaltiger Einstellungsentscheidungen. Als Grössenordnung sollte ein Prozess insbesondere nur dann unter zwei Wochen Time to Hire fallen, wenn bereits ein Talentpool vorhanden ist.⁵

Die Aussagekraft von KPI’s ist beschränkt, weil sie lediglich die Effizienz (Geschwindigkeit) des Prozesses messen, ohne dabei die Qualität des gewonnenen Talents zu berücksichtigen. Diese Effizienz optimieren zu wollen, führt daher rasch zu einer unerwünschten Falle mit Qualitätseinbussen und damit zu teuren Fehlbesetzungen, denn eine zu hohe Geschwindigkeit erschwert es dem Unternehmen, das beste Talent zu finden.⁶ Ein guter «Time to»-Wert ist folglich kein Indikator für eine gute Qualität des Talents, lediglich für die Prozessgeschwindigkeit. Beispielsweise steht ein Unternehmen, das eine Stelle in 30 Tagen mit einer Fehlbesetzung besetzt, in dieser Kennzahl besser da als eines, das erst nach 60 Tagen eine exzellente Wahl trifft. Die KPI zeigen folglich nicht die wirtschaftliche Realität.  

Die Konsequenz ist klar: Die Effizienz in den richtigen Phasen zu optimieren ist für ein Unternehmen nur dann sinnvoll, wenn dabei trotzdem die Qualität der Rekrutierungen berücksichtigt wird. talentgate kann hier Abhilfe schaffen (vgl. Kapitel 6).   

6. Wie diese Kennzahlen richtig eingesetzt werden

Als Diagnoseinstrument, nicht als Scorecard

Der grösste Mehrwert solcher Kennzahlen entsteht nicht im Benchmarkvergleich mit anderen Unternehmen, sondern in der Phasenanalyse des eigenen Prozesses. Liegt der zeitliche Engpass in Phase 1 (Dauer bis zur ersten Bewerbung)? Dann lohnt sich die Überprüfung der Stellenbeschreibung, der Publikationskanäle oder der Arbeitsbedingungen und Benefits. Liegt er in Phase 2 (Dauer bis zum ersten Interview)? Dann ist die Ursache fast immer intern: Terminkoordination, Feedbackschleifen oder fehlende Interviewkapazitäten. Ein Benchmark kann helfen, sich am Markt zu orientieren und relativ zu verbessern, aber empfohlenerweise stets unter Berücksichtigung der Entscheidungsqualität.  

Die 10 Tage-Verfügbarkeit der stärksten Talente weist auf ein strukturelles Problem hin, das sich innerhalb des Prozesses nicht vollständig lösen lässt. Es erfordert also auch Mut, den Prozess bei aussergewöhnlichen Kandidat:innen über das übliche Mass zu beschleunigen, weil solche Gelegenheiten sich sonst schnell verflüchtigen. 

Argumente für proaktives Recruiting (Talentpools)

Weil sich aufgrund der Entscheidungsqualität und der Optimierungsfalle die Phasen nicht beliebig optimieren lassen, liegt ein möglicher Hebel nicht in der Beschleunigung des reaktiven Prozesses, sondern im Aufbau eines proaktiven Pools. Dieser kann aktiviert werden, bevor eine Stelle ausgeschrieben wird. Wer im Moment der Vakanz auf bereits vorgeprüfte, persönlich bekannte Talente zurückgreifen kann, überspringt Phase 1 und weite Teile von Phase 2. Die Time to Fill beginnt nicht bei Tag 0, sondern bei einem bereits bestehenden Vertrauensverhältnis.  
Zudem sind viele Toptalente oft auch nur passiv auf Jobsuche und warten auf eine geeignete Opportunität, die an sie herangetragen wird.  

Beides ist mit dem Talentpool von talentgate möglich: Unternehmen starten mit kuratierten und aussagekräftigen Talentprofilen direkt in die Phase 3 und sparen wichtige Zeit und Ressourcen. Zudem finden Unternehmen zahlreiche Toptalente, die passiv auf ein geeignetes Angebot warten, die bei aktiver Jobsuche sehr schnell vom Arbeitsmarkt platziert werden. Mehr dazu finden Sie auch in unserem vorherigen Blogbeitrag: "Der kuratierte Talentpool – ein Schritt weiter”. 

7. Fazit

«Time to»-KPI’s sind im Recruiting-Controlling ein wichtiges Messinstrument der Effizienz eines Einstellungsprozesses. Sie werden häufig unterschiedlich verstanden, weshalb die Verwendung nicht blindlings erfolgen sollte. Die stetige Optimierung der Effizienz geht mit Qualitätseinbussen in der Stellenbesetzung einher und damit zuungunsten der Unternehmen. KPI stellen ein geeignetes Diagnoseintrument dar, um zeitliche Engpässe im eigenen Prozess festzustellen. Allerdings kann aufgrund der Entscheidungsqualität und der Optimierungsfalle ein Prozess nicht unbeschränkt beschleunigt werden. Nur wer schneller eine Stelle besetzen konnte und damit einen guten KPI-Wert aufweist, hat nicht zwingend ein nachhaltiges Talent gefunden. Hinzu kommt, dass die Top-Talente Statistiken zufolge innerhalb von 10 Tagen bereits wieder weg vom Markt sind, wohingegen ein ordentlicher Einstellungsprozess durchschnittlich 70 Tage benötigt. Um an Top-Talente zu gelangen und den Prozess insgesamt ohne Qualitätseinbussen zu beschleunigen, bieten sich gepflegte Talentpools wie talentgate an.